Regolamento Uso Posta elettronica Dipendenti

Emanato con D.R. n. 1148 del 6.11.2014 – prot. n. 35558
Regolamento per l’utilizzo da parte del personale del servizio unificato di Posta Elettronica
dell’Università degli Studi dell’Aquila
Indice


Art. 1 – Oggetto
Art. 2 – Assegnazione automatica del servizio di posta elettronica
Art. 3 – Assegnazione su richiesta del servizio di posta elettronica
Art. 4 – Obblighi dell’Università
Art. 5 – Limiti di responsabilità dell’Università
Art. 6 – Riservatezza posta elettronica
Art. 7 – Divieti, limiti di utilizzo, responsabilità dell’Utente
Art. 8 – Liste di distribuzione
Art. 9 – Revoca del servizio
Art. 10 – Server di posta esistenti
Art. 11 – Struttura delegata
Art. 12 – Norma di rinvio


Art. 1 – Oggetto
1. Il presente Regolamento disciplina le modalità e le condizioni di utilizzo del servizio unificato di
posta elettronica dell’Università degli Studi dell’Aquila (di seguito indicata come Università).
2. Il servizio viene fornito con l’obiettivo di supportare la didattica, la ricerca, l’amministrazione e
altre attività strumentali o correlate ai fini istituzionali dell’Università.
3. Il servizio offerto all’Utente implica l’accettazione, integrale e senza riserve, delle condizioni e
delle comunicazioni contenute nel presente regolamento, nel regolamento “Norme relative
all’accesso e all’uso della rete dati di Ateneo”, nonché della normativa nazionale ed europea
vigente in materia. L’utilizzo del servizio da parte dell’Utente costituisce l’accettazione di dette
condizioni.


Art. 2 - Assegnazione automatica del servizio di posta elettronica
1 L'assegnazione di caselle di posta avviene in modo automatico, ovvero in base alle informazioni
presenti nel sistema informativo di Ateneo, per le seguenti categorie;
 strutture universitarie;
 personale strutturato e cariche istituzionali di Ateneo;
 iscritti a corsi di dottorato e corsi post-laurea di Ateneo;
 docenti a contratto;
 borsisti, assegnisti e ricercatori a tempo determinato;
 altre categorie di personale non dipendente.
Strutture universitarie
Il servizio di posta elettronica viene garantito a ogni struttura dell’Ateneo, cui viene assegnato un indirizzo
nel formato struttura@strutture.univaq.it. I messaggi riguardanti lo svolgimento di attività istituzionali quali
procedimenti amministrativi, affari e attività, devono essere spediti o ricevuti unicamente attraverso queste
caselle di posta (caselle istituzionali). Le caselle individuali, di cui al punto immediatamente successivo,
sono utilizzate dal singolo dipendente per rapportarsi informalmente con terzi e con le strutture
dell’Amministrazione, che avranno cura di rispondere alla casella individuale.
Personale strutturato e cariche istituzionali di Ateneo
Il servizio di posta elettronica viene garantito a tutto il personale strutturato e alle cariche istituzionali di
Ateneo: docenti, ricercatori, personale tecnico-amministrativo, Direttore Amministrativo, Dirigenti. All'atto
dell'assunzione, in base alle informazioni presenti nel sistema informativo di Ateneo, viene assegnato un
indirizzo nel formato “nome.cognome@univaq.it”. Per il personale non più in servizio la casella di posta
viene mantenuta attiva per la durata di un anno dalla data di cessazione del rapporto di lavoro, con possibilità
di ottenere una proroga, a seguito di motivata richiesta, con validità annuale.
Iscritti a corsi di dottorato e corsi post-laurea di Ateneo
Il servizio di posta elettronica, con caratteristiche analoghe a quelle relative al personale strutturato, viene
garantito agli iscritti a corsi di dottorato e corsi post-laurea di Ateneo. All’atto dell’iscrizione, in base alle
informazioni presenti nel sistema informativo di Ateneo, viene assegnato un indirizzo nel formato
nome.cognome@univaq.it”. La casella di posta viene mantenuta attiva per la durata di un anno a partire
dalla data di termine del corso, con possibilità di ottenere una proroga, a seguito di motivata richiesta, con
validità annuale.
Docenti a contratto
Il servizio di posta elettronica, con caratteristiche analoghe a quelle relative al personale strutturato, viene
garantito al soggetto che ha ricevuto un incarico didattico presso l’Università.
All’atto di assegnazione dell’incarico, in base alle informazioni presenti nel sistema informativo di Ateneo,
viene assegnato un indirizzo nel formato “nome.cognome@univaq.it”. La casella di posta viene mantenuta
attiva fino al 30 maggio dell’anno successivo a quello di chiusura dell'A.A. per il quale il docente ha ottenuto
il contratto, indipendentemente dalla data di rilascio del servizio (se ad esempio il docente ha ottenuto un
contratto annuale per l'AA 2008/2009, il servizio ha validità fino al 30 maggio 2010).
Borsisti, assegnisti e ricercatori a tempo determinato
Il servizio di posta elettronica, con caratteristiche analoghe a quelle relative al personale strutturato, viene
garantito alla categoria dei borsisti, degli assegnisti (assegno di ricerca, borsa di studio, collaborazione
coordinata e continuativa) e dei ricercatori a tempo determinato dietro esplicita richiesta, seguendo
scrupolosamente le istruzioni a riguardo. In maggior dettaglio, poiché i dati relativi a tale categoria possono
essere registrati nel sistema informativo di Ateneo con forte ritardo rispetto alla data di inizio contratto, viene
richiesto di rendere disponibili all’Area Gestione Servizi Centrali del Dipartimento 4 - Area Gestione Servizi
Informatici (di seguito indicata come AGESC), tramite apposito modulo, copia di un documento di
riconoscimento firmato dal docente stesso, codice fiscale e copia di un documento ufficiale rilasciato
dall’Ateneo che attesti l’avvenuta stipula del contratto.
All’atto della registrazione manuale dei dati, viene automaticamente assegnato un indirizzo nel formato
nome.cognome@univaq.it”. La casella di posta viene mantenuta attiva per la durata del contratto, con
possibilità di ottenere una proroga, a seguito di motivata richiesta, con validità annuale; nel caso in cui
l’interessato abbia avuto un rinnovo del contratto, prima della scadenza potrà fare richiesta di proroga con le
medesime modalità.


Art. 3 Assegnazione su richiesta del servizio di posta elettronica
1 Il servizio di posta elettronica può essere esteso, dietro esplicita richiesta, anche ad alcune
categorie di personale non dipendente, come nel caso di professori ospiti provenienti da altri
Atenei, laureati frequentatori e cultori della materia.
2 Dietro esplicita richiesta da parte del responsabile della struttura interessata, viene assegnato un
indirizzo nel formato “nome.cognome@guest.univaq.it”. La casella di posta viene mantenuta
attiva di norma per la durata di un anno dalla richiesta dal responsabile, salvo espressa diversa
indicazione.


Art. 4 – Obblighi dell’Università
1 L’Università si impegna a utilizzare i dati forniti dall’Utente ai soli fini dell’erogazione e
gestione del servizio e di attuare quanto in suo potere per proteggere la privacy dell’Utente
medesimo.
2 L’Università si impegna a fornire il servizio in modo continuativo, fatte salve eventuali
sospensioni dovute all’ordinaria o straordinaria manutenzione, a malfunzionamenti e ad altre
eventualità.
3 L’Università si impegna a effettuare regolari backup generali sui server gestiti direttamente. La
gestione del backup viene garantita in conformità alla normativa vigente sul trattamento dei dati.


Art. 5 – Limiti di responsabilità dell’Università
1 L’Università attuerà tutte le misure ritenute necessarie e sufficienti a minimizzare il rischio di
perdita d’informazioni; ciò nonostante l'Utente solleva l’Università da ogni responsabilità e
obbligazione in relazione alla cancellazione, al danneggiamento, al mancato invio/ricezione o
all'omessa conservazione di messaggi di posta (e-mail) o di altri contenuti, derivanti da guasti e/o
malfunzionamenti degli apparati di gestione e, in generale, dall’erogazione del servizio stesso.
2 L’Università si riserva il diritto di non memorizzare o di cancellare i messaggi dell’Utente stesso,
qualora questi ecceda lo spazio disco a sua disposizione.


Art. 6 – Riservatezza posta elettronica
1 L’Università persegue la riservatezza e l’integrità dei messaggi durante il loro transito e la loro
permanenza nel sistema di posta. Per il raggiungimento di tale obiettivo il Postmaster si avvarrà
anche di strumenti idonei a verificare, mettere in quarantena o cancellare i messaggi che
potrebbero compromettere il buon funzionamento del servizio.
2 Salvo quanto previsto al precedente capoverso e agli artt. 4 e 8, i messaggi di posta sono
conservati nella mailbox associata all’Utente, finché non vengano dallo stesso rimossi.


Art. 7 – Divieti, limiti di utilizzo, responsabilità dell’Utente
1 L'Utente si impegna, nei confronti dell’Università, a non utilizzare il servizio per scopi illegali o non
conformi al presente regolamento o che comunque possano recar danno o pregiudizio all’Università
medesima o a terzi. L'Utente si assume ogni responsabilità penale e civile e il carico di ogni eventuale
onere derivante dall’uso improprio del servizio; esonera contestualmente l’Università da ogni pretesa o
azione che dovesse essere rivolta all’Università medesima da qualunque soggetto, in conseguenza di tale
uso improprio. L'Utente, inoltre, non può utilizzare il servizio in modo da danneggiare, disattivare,
sovraccaricare, pregiudicare o interferire con l'utilizzo e il godimento del servizio da parte di altri utenti.
L’Utente, salvo giustificabili eccezioni, di cui comunque risponde personalmente, non può utilizzare la
posta elettronica per inviare, anche tramite collegamenti o allegati in qualsiasi formato (testo,
fotografico, video, grafico, audio, codice, ecc.), messaggi che contengano o rimandino a:
- pubblicità non istituzionale, manifesta o occulta;
- comunicazioni commerciali private;
- materiale pornografico o simile, in particolare in violazione della Legge n. 269 del 1998 “Norme
contro lo sfruttamento sessuale dei minori degli anni 18”;
- materiale discriminante o lesivo in relazione a razza, sesso, religione, ecc.;
- materiale che violi la legge sulla privacy;
- contenuti o materiali che violino i diritti di proprietà di terzi;
- altri contenuti illegali.
2 L’elenco riportato è da intendersi non esaustivo. In nessun caso l’Utente potrà utilizzare la posta
elettronica per diffondere codici dannosi per i computer quali virus e simili. L'Utente non può tentare di
accedere in modo non autorizzato ad alcuno dei servizi, ad altri account, a sistemi o a reti connessi
tramite operazioni di pirateria informatica, contraffazione della password o altri mezzi illeciti o
fraudolenti. L’Utente si impegna a implementare, sulla propria stazione di accesso alla posta elettronica,
tutte quelle misure idonee e necessarie a evitare, o comunque minimizzare, la divulgazione di virus
informatici e simili. L’Utente, infine, si impegna a non divulgare messaggi di natura ripetitiva anche
quando il contenuto sia volto a segnalare presunti o veri allarmi (esempio: segnalazioni di virus). Di
fronte a quest’ultima evenienza l’Utente dovrà limitarsi ad inoltrare un messaggio al Postmaster
(postmaster@univaq.it). L’Utente accetta di essere riconosciuto quale autore dei messaggi inviati dal suo
account e di essere il ricevente dei messaggi spediti al suo account. L’Università si riserva la facoltà di
sospendere l’erogazione del servizio e/o, ove ritenuto opportuno, segnalare alle autorità competenti, per
gli opportuni accertamenti e i provvedimenti del caso, le eventuali violazioni alle presenti condizioni di
utilizzo. L’utilizzo improprio e in violazione delle norme contenute nel presente regolamento può
comportare responsabilità disciplinari, fatte salve quelle di altra natura.


Art. 8 – Liste di distribuzione
1 Sono previste due tipologie di liste di distribuzione:
 Liste di distribuzione centralizzate
Sono costituite le liste di distribuzione di tutto il personale e degli studenti dell’Ateneo, suddivise per
categoria e per funzioni, per la diffusione di informazioni di carattere generale e, comunque, di servizio.
L’iscrizione è automatica una volta assegnata la casella di posta individuale. Possono usare dette liste, a
meno di diverse disposizioni rettorali:
- il Rettore;
- il Prorettore;
- il Direttore Generale;
- i Dirigenti;
- l’Ufficio Comunicazione.
 Liste di distribuzione delegate
Sono costituite liste di distribuzione delegate a singole strutture e/o responsabili e/o docenti per facilitare
l’interscambio di informazioni relative a scopi istituzionali. L’Utente può richiederne la creazione alla
struttura delegata per la relativa gestione, con le medesime modalità di creazione delle caselle di posta.
Detta struttura valuterà le singole richieste, indicando un responsabile di gestione e nominando,
eventualmente, un moderatore con compiti di organizzazione e controllo sul corretto comportamento
nello scambio dei messaggi e sui termini oltre i quali la lista può essere dismessa. L’iscrizione, così
come l’eventuale cancellazione, a queste liste viene lasciata alla libera scelta degli Utenti.
L’utilizzo di dette liste con un numero di destinatari ingiustificato verrà assimilato e perseguito come
spamming. La struttura delegata, per esigenze tecniche o amministrative, può comunque limitare il
numero degli iscritti, ovvero cancellare intere liste.


Art. 9 – Revoca del servizio
1 L'Utente riconosce e concorda che l’Università può revocargli l'account, ovvero sospenderne
temporaneamente l’utilizzo, in caso di violazione del presente regolamento da parte dell’Utente
stesso, ovvero in caso di inattività dell’account per un periodo superiore a un anno. La revoca
dell’account comporta la cancellazione dei dati. L’Università si riserva inoltre il diritto, per motivi
tecnici o amministrativi, di interrompere o sospendere, in tutto o in parte, l’erogazione del Servizio.
Art. 10 – Server di posta esistenti
1 I centri di spesa autonomi, attualmente gestori in proprio di server di posta elettronica nell’ambito del
dominio univaq.it, sono obbligati al rispetto delle presenti condizioni e a comunicarle per
accettazione ai loro Utenti. In tale ambito, i Direttori dei centri di spesa sono deputati a controllare la
puntuale attuazione del presente regolamento per quanto di loro competenza; devono inoltre
concertarsi in materia con la struttura delegata.


Art. 11 – Struttura delegata
1 La struttura universitaria delegata alla gestione e all’erogazione del servizio di posta elettronica,
nonché all’attuazione del presente regolamento, è la competente Area del Settore informatico di
Ateneo.


Art. 12 – Norma di rinvio
1 Per quanto non espressamente indicato nel presente Regolamento si fa rinvio al Regolamento
"Norme relative all'accesso e all'uso della rete informatica e telematica d'Ateneo", emanato con
Decreto Rettorale n. 1092-2005 del 30.03.2005 e s.m.i..

Settore Reti e Sicurezza

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